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RTF-Formulare
Erstellung von Formularen im RTF-Format
Beim RTF-Format (Rich-Text-Format) handelt es sich um ein Austauschformat für verschiedene Textverarbeitungssysteme, welche von Microsoft spezifiziert wurde. Diese RTF-Dokumente lassen sich wie übliche Word-Dateien in Microsoft Word öffnen und bearbeiten.
Es besteht nun die Möglichkeit Ihre gewohnten Word-Dokumente (Verträge, Reservationsbestätigungen u.ä.) so aufzubereiten, dass tagiNet vordefinierte Platzhalter durch Angaben des Kindes, der Eltern sowie durch einige Belegungs- und Beitragskennzahlen ersetzen kann.
Ein Beispiel:
| … Sie haben Ihr Kind <VornameK> <NameK> in unserer Krippe angemeldet. Das vorgesehene Eintrittsdatum ist der <Eintritt>. Besten Dank für Ihr Vertrauen. Freundliche Grüsse <Krippenleitung> | … Sie haben Ihr Kind Lukas Affolter in unserer Krippe angemeldet. Das vorgesehene Eintrittsdatum ist der 1.4.2013. Besten Dank für Ihr Vertrauen. Freundliche Grüsse Angelika Meier |
Die Platzhalter werden in der Word-Datei mit kleiner- „<“ und grösser-als „>“ Zeichen markiert.
Bearbeiten bestehender RTF-Formulare
Bereits bestehende RTF-Formulare sind unter dem Menüpunkt „Formulare“ aufgeführt. Wenn Sie die Vorlage bearbeiten möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Laden Sie die entsprechende Vorlage mit dem Symbol
auf Ihren Computer runter. - Speichern Sie diese Datei zunächst ab und öffnen Sie diese mit MS Word.
- Bearbeiten Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen und fügen Sie allenfalls zusätzliche <Platzhalter> ein. Speichern Sie die Datei wiederum im RTF-Format ab.
- Laden Sie die Datei mit dem Symbol
ins tagiNet zurück. Ab sofort wird Ihre überarbeitete Version des Dokuments als Vorlage benutzt.
Achtung: Laden Sie nicht eine bereits ausgefüllte Version des Dokument in tagiNet zurück, da dort keine Platzhalter mehr vorhanden sind.
Erstellen neuer RTF-Formulare
- Erstellen und gestalten Sie wie gewohnt Ihr Formular / Vertrag in MS Word.
- Ersetzen Sie die Variablen wie Datum, Kindername, Adressen der Eltern, etc. durch die <Platzhalter>. Eine Auflistung der Platzhalter finden Sie unter RTF-Formular-Variablen.
- Speichern Sie nun die Datei in MS Word als RTF-Datei.
Komprimieren von RTF-Formularen
Falls Sie hochaufgelöste Grafiken in Ihrer Word-Datei haben, kann die Dateigrösse der RTF-Datei mehrere MB gross werden. Da Sie die RTF-Datei jeweils über das Internet auf Ihren PC laden, sollte die Datei jedoch möglichst klein sein.
Um die Dateigrösse von RTF-Dateien zu verkleinern, laden Sie am Einfachsten die Software „FixIt“ von Microsoft herunter (weitere Informationen finden Sie unter http://support.microsoft.com/kb/224663). Zusätzlich sollten Sie jedes Bild in Ihrem RTF-Dokument mit einem Rechtsklick anklicken und „Grafik formatieren“ anwählen. Dann erscheint folgende Maske, wo Sie das Feld „Komprimieren“ anklicken können:
Wenn Sie auf „OK“ klicken, wird die entsprechende Grafik in der RTF-Datei komprimiert bzw. verkleinert. Sie können die Datei nun wie gewohnt speichern und ins tagiNet laden.