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Rechnungen lassen sich mit Hilfe des Symbols auch per E-Mail an die Eltern / Vertragspartner senden. Es gibt einige Voraussetzungen für diese Funktion:

• Der Versand von Rechnungen per E-Mail kann deaktiviert sein – in diesem Falle sehen Sie das gezeigte Symbol nicht. Aktivieren Sie den „Rechnungsversand per E-Mail“ unter dem Menüpunkt „Admin“/ „Grundkonfiguration“.
• Sie müssen unter „Mein tagiNet“ eine gültige E-Mail-Adresse angeben.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann können die folgenden 3 Symbole beim Menüpunkt „Einzelrechnung“ erscheinen:

• Für diese Vertragspartner ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Ein Versand per E-Mail ist nicht möglich.
• Sie können die Rechnung mit dem entsprechenden Symbol per E-Mail an die Eltern senden.
• Die Eltern wünschen die Rechnungen per E-Mail zu erhalten. Ob die Vertragspartner die Rechnungen per E-Mail wünschen, kann in der Erfassungsmaske bei „Daten“/ „Vertragspartner“ (ganz unten bei den Zusatzangaben) angegeben werden.

Nach dem Klick auf das Brief-Symbol erscheint eine Eingabemaske, wo Sie den Mail-Titel und den Mail-Text anpassen können:

Mit einem Klick auf PDF-Vorschau können Sie das PDF, welches versendet wird, nochmals betrachten. Mittels „E-Mail senden“ wird die E-Mail inkl. Rechnungs-Attachement (als PDF) versendet. Zur Kontrolle erhalten Sie eine BCC-Kopie der E-Mail in Ihr eigenes Postfach. Die Standard – Texte der E-Mail können unter „Admin“ / „Text-Konfigurationen“ mit Hilfe der Werte „rechnung_mail_text“ und „rechnung_mail_titel“ angepasst werden.

Wenn Sie die Rechnungen zum ersten Mal per E-Mail verschicken, wäre es gut, wenn die Vertragspartner prüfen, ob die Rechnung ankommt und nicht versehentlich in den Spam-Ordner gelangt.